DTAUS
Das veraltete DTAUS-Format ist noch vorhanden, tritt jedoch mehr und mehr in den Hintergrund.
Sie möchten Ihre Rechnungen per Online Banking verarbeiten?
Sie haben Abbuchungsaufträge oder Einziehungsermächtigungen von Ihren Kunden eingeholt und können jetzt diese sogenannten SEPA-Lastschriften über eine Schnittstelle in Cadia in Ihr Online-Banking Programm (elektronisches Banking, ELBA) einlesen (importieren) und so automatisch verarbeiten lassen:
DTA-Schnittstelle(Datenträgeraustausch für Online-Banking) macht es möglich, Eingangsrechnungen und/oder Ausgangsrechnungen (Lastschriften) in ein Online-Banking-Programm (z.B. ELBA) zu übernehmen.
Dabei werden in das Online-Banking Programme die Cadia-Daten aus Cadia eingespielt (importiert).
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Einrichtungen in Cadia schaffen, damit die Schnittstelle richtig arbeiten kann:
a) unter Menü Grundeinstellungen bei Zahlungsbedingungen zuweisen, ob "Lastschrift" oder nicht (Häkchen setzen).
b) unter Menü Admin./Programmoptionen
auf Reiter Controlling Ihre "Eigenen Banken" inkl. IBAN und BIC erfassen und
auf Reiter Firmendaten die Gläubiger-ID (D) bzw. CreditorID (A) eintragen.
c) unter Menü Kontaktmanagement in der Kontaktverwaltung, Reiter Bankverbindung pro Kontakt alle Bankdaten hinterlegen
(bislang gelten auch noch die Kontonummer samt Bankleitzahl, später mal werden nur mehr IBAN und BIC gelten)
Füllen Sie auch die Mandantsdaten:
1. Referenz und ausgestellt-Datum
2. Lastschriftart (EE für Einzugsermächtigung oder EZ für Abbuchungsauftrag)
Wenn die Lastschriftart gewählt ist, kann der Lastschriftstyp (Mandantsstatus) in der RE zugewiesen werden:
Bei Anlage einer Rechnung werden obige Mandatsdaten übernommen (Reiter Kunde);
Bei Speicherung der Rechnung werden bei Lastschrift (Zahlungsbedingung mit Merkmal "Lastschrift" =Wahr)
und Mandatsstatus=LEER automatisch Mandatsstatus mit RCUR (wiederkehrende Verwendung) gefüllt, weil dies der meist vorkommende Fall ist.
Weitere Möglichkeiten wären: OOFF (Einmallastschrift), FNAL (Letzte Verwendung), FRST (wiederkehrende erstmalige Verwendung).
B e d i e n u n g s a n l e i t u n g:
DTAUS-Einstellungen (letzter Reiter) vornehmen:
a) wählen Sie den Pfad aus, wo Ihre DTAus-Dateien gespeichert werden sollen (werden laufend überschrieben).
Es könnte auch ein Diskettenpfad sein, wo Sie die Datei DTAus0.txt hinkopieren.
Pro Rechnungstyp wird eine eigene DTAus-Datei generiert und in diesen Pfad exportiert.
b) Entscheiden Sie hier, ob das Programm einen Begleitzettel des einzelnen Exports drucken soll (oder mehrere).
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Allgemein gilt:
Die beiden Tabellen (Aus- und Eingangsrechnungen) werden nach Fälligkeit (was ist zunächst fällig) sortiert.
Sie können aber auch nach jeder anderen Spalte (Klick darauf) sortieren.
Bei Erstellung der nächsten Export-Datei aus Cadia DTAUS wird die Datei überschrieben und sofern Sie den Import noch nicht durchgeführt haben, wären die Daten verloren.
Die farbliche Hervorhebung von fehlenden Einträgen in bestimmten Feldern konzentriert sich jetzt auf die notwendigen Daten, die für die Erstellung von SEPA-Übertragungsdateien benötigt werden.
REITER EINGANGSRECHNUNGEN
Sie erhalten unter Reiter Eingangsrechnungen sämtliche zu zahlende Rechnungen angezeigt, wenn
- der Restbetrag ungleich 0 ist
- wenn die Zahlungsbedingung nicht Lastschrift ist
- noch kein DTA-Export erfolgt ist
Export in DTAus-Datei: über das re-Maus-Menü treffen Sie die Auswahl "für die markieren Zeilen eine DTAus-Datei erstellen".
(Die farbliche Hervorhebung von fehlenden Einträgen in bestimmten Feldern konzentriert sich jetzt auf die notwendigen Daten, die für die Erstellung von SEPA-Übertragungsdateien benötigt werden. Das veraltete DTAUS-Format ist noch vorhanden, tritt jedoch mehr und mehr in den Hintergrund.)
Export XML-Datei: über re-Maus-Menü können Sie eine XML-SEPA-Datei erstellen, um dann im eigenen Banking Programm weiter zu verarbeiten.
Protokoll Eingangsrechnungen:
Liste der exportierten Eingangsrechnung mit jeweiligem Datum
Hier können alle angezeigten Eingangsrechnungen mit einem Knopfdruck als bezahlt markiert gesetzt werden (Betrag & Zahlungsdatum gesetzt und gebucht).
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REITER AUSGANGSRECHNUNGEN
Unter Reiter Ausgangsrechnung erhalten Sie sämtliche Rechnungen, welche als Lastschrift per Bank eingezogen werden, wenn
- der Restbetrag ungleich 0 ist
- wenn die Zahlungsbedingung "Lastschrift" aufweist
- noch kein DTA-Export erfolgt ist.
Lastschriften zugunsten Bank:
Nach erstem Start wählt das Programm die Bank über die Datenbank aus, welche die Lastschriften vornimmt, im Regelfall die erst-eingetragene Bank.
Wählen Sie eine andere Bank, merkt sich das Programm diese Einstellung auch beim nächsten Start.
Gläubiger ID / CreditorID (CID):
Haben Sie in den Programmoptionen (s.o.) die Voreinstellung der CreditorID vorgenommen, erscheint sie nun hier.
Sitz eigenes Unternehmen:
Auch der eigene Unternehmenssitz wird aus den Firmendaten heraus übernommen.
Durchführungsdatum:
Hier stellen Sie ein, wann die Lastschriften eingezogen werden sollen. Der Durchführungszeitpunkt ist die Fälligkeit der Rechnung, evt. Skonten werden berücksichtigt.
Export XML-Datei: über re-Maus-Menü können Sie eine XML-SEPA-Datei erstellen, um dann im eigenen Banking Programm weiter zu verarbeiten.
Export in DTAus-Datei:
Markieren Sie dafür einzelne oder mehrere Zeilen und entscheiden über die rechte-Maustaste, was die Schnittstelle machen soll:
a) Bankverbindung aus Stammdaten holen (evt. fehlt eine Bankverbindung, dann können Sie diese hierüber erneut oder neu laden).
b) eine DTAus-Datei für die markierten Zeilen erstellen: Cadia erstellt Datei und legt diese im voreingestellten Pfad ab (siehe Einstellungen)
ODER
c) bei Ausgangsrechnungen: eine .CSV-Datei für die markierten Zeilen erstellen (über ELBI). Cadia erstellt die Datei und legt sie im voreingestellten Pfad ab (siehe Einstellungen). Diese Einstellung gibt es in 2 Varianten: eine deutsche und eine österreichische.
Protokoll Ausgangsrechnungen:
Möchten Sie einen Export rückgängig machen, verwenden Sie bitte das re-Maus-Menü, Auswahl "bei markierten Zeilen DTA-Merkmal löschen".
Danach Reiter wechseln, Button "Daten aktualisieren" anklicken, dann erscheinen die Ausgangsrechnungen wieder in der Liste zur Verarbeitung.
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Import der Datei im Banking-Programm
Nachdem Sie den Export aus Cadia DTAUS erstellt haben, führen Sie bitte den Import in Ihrem Banking-Programm aus.
Folgende Felder können zugewiesen werden:
------eigene Daten----------
CREDITORID
EIGENERORT
EIGENEKONTONUMMER
EIGENEBANKLEITZAHL
EIGENEIBAN
EIGENEBIC
EIGENEBANK
EIGENEKONTOINHABER
------allgemeine Daten-------------
AUFUEHRUNGSDATUM
------Kundendaten ----------------
KONTONUMMER
BANKLEITZAHL
IBAN
BIC
KONTOINHABER
ORT
------Rechnungsdaten------------
BETRAG
WAEHRUNG
VERWENDUNGSZWECK
KUNDENNUMMER
RECHNUNGSNUMMER
------Mandatsdaten------------
MANDATSREFERENZ
MANDATSREFERENZVOM
LASTSCHRIFTART (Einzug oder Abbuchung)
MANDATSSTATUS (OOFF, FNAL, FRST, RCUR)