Hier können Sie Briefe oder anderen Schriftverkehr an Ihre Mitarbeiter ablegen.
Für die Ablage des Schriftverkehrs gibt es einen eigenen Unterordner in Database, "personalarchive", wo sämtlicher Schriftverkehr archiviert wird.
Den Zugang sollten Sie, wenn nicht auch andere Mitarbeiter diesen Schriftverkehr einsehen sollten, sperren (Systemadministrator beauftragen!)
Auch die Dokumentvorlagen sollten lokal auf dem PC der Betriebsleitung gespeichert werden.
In CadiaPersonal können Sie Dokumente
1) ablegen, die ausserhalb von Cadia geschrieben/gespeichert wurden, und dann direkt aus Cadia heraus wieder aufrufen. Das können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Pictures, Word- und Exceldokumente, etc.).
Weiteres können Sie weiter unten nachlesen.
2) erstellen (Word oder Excel) anhand vorhandener Vorlagen oder selbst erstellter Vorlagen (Word .doc,.docx; Exel .xls, .xlsx).
Sie können beim Erstellen eines neuen Dokuments mittels
a) Setzen eines Häkchens zusätzlich den Dokumentennamen vor den Dateinamen stellen.
3) einscannen und als Picture/image abspeichern
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zu 1) Ablage von Dokumenten:
Der Dateiordner (siehe Bild oben) legt sich an, sobald Sie den Reiter "Dokumentenarchiv" einmal geöffnet haben.
Es wird unter Database ein "personalarchive"-Ordner angelegt sodass es auch über den Wind.Explorer leicht identifizierbar bleibt.
Abgelegte Dateien können nur innerhalb des Dokumentarchivs aufgerufen werden.
a) Zu dieser Liste können Sie über den Button 
weitere Dokumente mit Drag&Drop in die Liste ziehen.
Sie können jede Datei mit rechter Maustaste bearbeiten, versenden oder auch löschen.
b) über Button 
öffnet sich der Wind.Explorer, wo Sie eine Datei auswählen können, sie wird dann dem Dokumentarchiv hinzugefügt.
bestehendes Dokument öffnen:
Mit Doppelklick auf eine Datei öffnet sich danach jederzeit wieder das gewünschte Dokument. Mit diesen Dokumenten können Sie genauso verfahren wie mit "geladenen" Files (versenden, etc.).
Die Sortierung kann über einen Doppelklick in eine Spaltenüberschrift bestimmt werden.
c) neues Dokument erstellen
Im Hauptverzeichnis von CadiaPersonal (Wind.Explorer) stehen 4 fertige Worddokumente (cadia01-04.doc) und 1 Excel-Arbeitsblatt (cadia11.xls) zur Verwendung bereit. Diese dienen als Vorlage auch für weitere Vorlagen.
Diese fünf Dateien können Sie anpassen, umbenennen oder in ein Verzeichnis legen, wo alle Ihre Mitarbeiter Zugriff darauf haben.
Zum Abändern der Vorlagen öffnen Sie diese direkt aus Word oder Excel heraus.
Möchten Sie weitere Dokumente mit aufnehmen, legen Sie diese auch unter 
an (NUR Word- und Excel-Dateien!):
Drücken Sie den Button 
, wählen Sie eine Vorlage Nr., den Vorlagenamen und wählen Sie die Datei aus Ihrem Explorer aus.
Wenn Sie nun ein neuen Dokument erstellen möchten,
wählen Sie nun aus Ihrem Verzeichnis eine Datei aus und klicken Sie danach auf den Button "neues Dokument erstellen". Jetzt werden der Reihe nach (bei Wordvorlage) die einzelnen Textmarken aufgerufen.
Bei Word wird der Betreff als "Name" in das Verzeichnisregister geschrieben. Bei Excel vergeben Sie bitte selbstätig einen Namen oder behalten die laufende Nummer bei.
Grundsätzliches:
Bei den Worddateien kommen diverse Textmarken zum Einsatz, welche Sie beliebig erweitern können.
Die Textmarke "Sonstige" können Sie nach Gebrauch einsetzen.
Derzeit gibt es hier folgende Textmarken:
Anschrift und/oder AdresseBild (= gesamte Adresse)
Vorname
Nachname - Nachname1 - Nachname2 - Nachname3 - Nachname4 (kann mehrmals verwendet werden)
Textstart
Anrede und/oder Briefanrede
Telefax
Telefon
Datum
Kundennummer
Betreff
Sonstige
* Obige Textmarken mit Ausnahme von Textstart, Betreff und Sonstige werden als Daten aus den Kontaktdaten gezogen. Sie können, aber müssen nicht alle Textmarken in einem Bericht verwenden.
* Betreff = unter diesem Namen wird die Datei in der Datenbank gespeichert. Verwenden Sie diese Textmarke nicht, dann speichert Cadia dies unter einem eigenen Namen ab, der aber jederzeit geändert werden kann. Es ist daher sinnvoll, diese Textmarke im Bericht mit zu verwenden.
* Datum = Tagesdatum
* Textstart = das ist die Textmarke, wo der Text im Dokument beginnt. Der Cursor steht dann an dieser Stelle und Sie können mit dem Schreiben des Textes beginnen.
