CadiaEDI-Datenaustausch

EDI = elektronischer Datenaustausch (electronic data interchange)

Der Datenaustausch in Cadia umfasst 2 Bereiche:

a) den Export von Belegdaten

b) den Import von Belegdaten

a) den Export von Belegdaten:

Sie möchten Ihrem Kunden oder Ihrem Lieferanten eine EDI-Datei im JSON-Format zukommen lassen, dann bieten wir aus folgenden Belegen - über den Aktionenbutton - die Funktion dazu an:

"Cadia EDI-Datei (JSON) erstellen/senden"

Einkauf: Anfrage, Bestellung

Verkauf: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung

Für die Datenablage wurde ein Unterordner Database/BelegeEDI mit 2 Unterordnern geschaffen:

Export (für eigens erstellte Dateien)

Import (für fremd erstellte Dateien) mit Unterordner "Verarbeitet" (Dateinamen erhalten auch Datum, wann sie verarbeitet wurden).

Voraussetzungen:

Damit JSON-Dateien verschickt (=exportiert) werden können, ist die Angabe der KundennummerFremd (im Verkauf auf Reiter "Kunde") bzw. unsere Kundennummer (im Einkauf auf Reiter "Lieferant") zwingend erforderlich (evt. schon als Voreinstellung beim Kontakt selbst eintragen).

Aus dem Beleg heraus versenden Sie dann für den erstellen Beleg die JSON-Datei:

Mit Klick auf diese Funktion werden die Belegdaten in eine JSON-Datei geschrieben und in den Ordner Database/BelegeEDI/Export gespeichert.

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Die JSON-Datei wird dann anhand der Voreinstellungen unter Admin./ProgrammoptionenLokal erstellt:

Datei per Email senden (cadia-Emailclient)
Setzen Sie hier das Häkchen, wenn Sie die Datei automatisch per Cadia-Emailclient versenden wollen.

"Speichern unter"-Dialog anbieten
Setzen Sie hier das Häkchen, dann bietet Cadia vor Emailaufbereitung noch den Speichern-Unter-Dialog an, falls Sie dies benötigen.

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Sofern Sie den Cadia-Emailclient verwenden (s.o.), öffnet sich ganz bequem sofort der Dialog zum Versand der Datei.

Der Lieferant bzw. Kunde kann dann diese Datei bei sich einlesen und direkt weiterverarbeiten.

b) Import von Belegdaten

Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten oder Kunden Dateien im von Cadia vorgegebenen JSON-Format, werden diese (per FTP, per Email, per OneDrive oder sonstigem Transferprotokoll) in Ihren IMPORT-Ordner verschoben.

Sobald Dateien im Ordner IMPORT liegen, werden die zur Verarbeitung anstehenden EDI-Dateien im Startfenster von Cadia unter HINWEISE angezeigt (per Klick dort auch Aktualisieren). Mit Klick auf die Zeile "nicht verarbeitete EDI-Dateien" öffnet sich das Fenster CadiaEDI und die Dateien können verarbeitet werden.

Klicken Sie links die Datei an (1)...

wird die Datei aus dem Import-Ordner (a) im aktuellen Cadia-EDI-Format eingelesen (passen die Formate des Kunden bzw. Lieferanten nicht mit dem Cadia-EDI-Format zusammen, erhalten Sie Fehler).

> Dokumentionen JSON-Export

Konnten Sie die Datei einlesen, ist die Visualisierung der Belegdaten vollständig und eine Überprüfung der Kontaktreferenz konnte stattfinden. Parallel dazu werden Ihnen die Stammdaten aus Cadia zum Vergleich mit den Quelldaten (der Importdatei) angezeigt (2).

Eine Überprüfung der Positionsdaten hinsichtlich der übergebenen Artikelnummern (nach Artikelnummern und nach EAN) findet statt (3).
Zwischendurch lässt sich die Liste der noch nicht verarbeiteten Dateien aktualisieren (b).

Sofern keine Fehler unter (4) angezeigt werden, lässt sich der entsprechende Beleg dazu erstellen (5).

Via Button [Beleg erstellen](5) wird automatisch der Folge-Beleg erstellt:

> aus Anfrage wird ein Angebot

> aus Bestellung wird ein Auftrag

> aus Lieferschein wird ein Wareneingang

> aus Rechnung wird eine Eingangsrechnung

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Sie erhalten einen Beleg per Email:

In unserem Beispiel ist dies eine Bestellung (B20.00034).

Über das re-Mausmenü wählen Sie die Funktion [Anlage mit dem Beleg-Import weiterverarbeiten] und so gelangen die Daten direkt zur Weiterverarbeitung in CadiaEDI (es öffnet sich direkt das Fenster), wo Sie dann auch direkt den Folge-Beleg erstellen. Cadia generiert daraus automatisch den "Auftrag".

Haben Sie in CadiaEDI den Beleg erstellt, wird die Datei im Ordner Database/CadiaEDI/Import/Verarbeitet abgelegt (Dateien, die dort älter als 90 Tage sind, werden aus dem Ordner entfernt).

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Hier noch ein kleines Zusatzfeature:

Öffnen Sie die klartextliche Anzeige zu der JSON-Datei über den Link a):

Weitere Dateien außerhalb dieses Tools lassen sich anzeigen über den JSON Viewer.