Emailarchivierung gemäß GoBD
Gesetzlich vorgeschriebene Emailarchivierung (Langzeitarchivierung nach GoBD ab 2017 Pflicht).
CadiaMailArchivar (CMA)
Den CadiaMailArchivar ist ein Zusatzprogramm zu CadiaOffice. Die vollkommen automatisierte Emailarchivierung stellen wir allen Usern eine Lösung bereit, die den internen Emailclient nutzen, und welche gleichzeitig die GoBD Standards erfüllt. Mehr Infos & Preise siehe Homepage
Nutzen Sie z.B. Outlook für Ihren Emailversand deckt Cadia dies nicht mit ab.
So funktioniert das Emailarchivierungssystem in Cadia:
Wenn Sie mit Cadia oder per CadiaSERVER Emails empfangen, wird automatisch eine Kopie dieser Email im rohen Datenformat und somit den Vorschriften konform unverändert und unveränderbar in einer verschlüsselten und geschützten Datenbank abgelegt und erst danach in der Cadia selber sichtbar. Auch beim Versand einer Email wird unmittelbar nach dem erfolgreichen Versand eine Kopie der Emailrohdaten in dieser Datenbank abgelegt.
Mit der Entscheidung zur Nutzung des internen Emailclients (über Einstellung in den Programmoptionen) lässt sich das Programm CadiaMailArchiv im Registrierungsdialog (Menü Hilfe/Lizenz bestellen) für Ihr Unternehmen bestellen. Sie decken damit alle in Cadia verwalteten Emailkonten ab.
Die Kosten fallen pro Datenbank an, nicht pro Email-Adresse oder pro Nutzer.
Die Cadia-Emailarchivierung setzt sich zusammen aus
1) der Archivierung Ihrer Emails
Im zentralen Verzeichnis DATABASE (einstellbar über Netzwerkeinstellungen) legt Cadia automatisch einen neuen Ordner an: AblageDB
Sofern man Emails mit dem Cadia Emailclient sendet bzw. empfängt und künftig eine Freischaltung dafür hat, entsteht hier pro Monat eine Datenbank, welche die Emails (komplette Email nebst Anlagen) in unveränderbarer Form speichert.
Diese Datenbank/en sind passwortgeschützt und verschlüsselt. Somit ist ein Zugriff nur mit einer speziellen Software möglich, die dann nur Leserechte auf diese Datenbank/en erhalten wird.
WICHTIG: Verwenden Sie den CadiaServer im Einsatz haben, müssen Sie auch das Update für CadiaServer installieren/abrufen und anschließend in CadiaServer den DateiAblagePfad einstellen.
Da Ihre Daten stets auf Ihren persönlichen Speichermedien abgelegt werden, ist dies auch bezüglich der archivierten Emails so. Für Sie bedeutet das in der Konsequenz, dass Sie diese Daten natürlich auch sichern müssen, um den Vorschriften der GoBD nachzukommen.
2) dem Sichtprogramm CMA CadiaMailArchivar
Sie bezahlen lediglich für die Funktion zur Speicherung der Emails. Die Software zum Auslesen erhalten Sie kostenlos.
Über das Programm lassen sich die Dateien (Datenbanken) öffnen und die Emails sichten bzw. drucken.
Das Sichtprogramm kann überall auf Ihrem PC gespeichert werden, da Sie ohnedies nur bei Bedarf bedient wird.
Wir empfehlen Ihnen, es einmal über das Kundenportal herunterzuladen und auf Ihrem PC zu installieren.
So können sie es z.B. einfach im Cadia-Ordner entpacken/speichern. Es ist dafür auch keine zusätzliche Freischaltung erforderlich.
Bei Bedarf lässt sich der ‚CadiaMailArchivar‘ (CMA) starten, damit die Datenbanken öffnen und die bisher
archivierten, verschlüsselten Emails wieder sichten. Wird ein Zugriff von Außen z.B. bei einer Prüfung
durch befugte Personen erforderlich, geben Sie die Datenbanken (AblageDB) sowie das CMA-Programm als
Datei auf einem Speichermedium (USB) weiter.
Besteht der Bedarf, dass Sie Ihre Emaildaten ausser Haus geben müssen, lassen sich sowohl die Dateiarchive (AblageDB) samt dem Sichtprogramm auf einen USB-Stick speichern und an Dritte weitergeben.