Pseudonymisierung / Anonymisierung
Hierüber haben wir Ihnen die Möglichkeit geschaffen, personenbezogene Daten zu einem Kontakt gemäß DSGVO 2018 zu
1) pseudonymisieren (rückholbar) oder zu
2) anonymisieren (endgültig, nicht wiederherstellbar)
Die wesentlichen Unterschiede sehen Sie in den Endergebnissen für Pseudonymisierung bzw. Anonymisierung.
Bei beiden Verfahren zeigt Ihnen Cadia die Kundennummer samt Namen an und fragt Sie, ob Sie den Kontakt wirklich verschlüsseln möchten.
Bezüglich der Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen sowohl zur DSGVO als auch zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung für Ihren Betrieb stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Rechts- oder Steuerberater ab. Auch gerade im Hinblick auf die Aufbewahrungsfrist von Belegen oder Dokumenten (evt. in Ländern unterschiedlich, daher hier nicht speziell angeführt).
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WICHTIG: Wer diesen Menüpunkt öffnen und Pseudonymisierungen bzw. Anonymisierungen vornehmen darf, regeln Sie bitte über die Rechten der Mitarbeiter, über die Aktion "Pseudonymisierung / Anonymisierung".
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Im Fenster finden Sie oben 3 Buttons:
1) PSEUDONYMISIEREN
Klicken Sie den Button "Kontakt pseudonymisieren" werden sämtliche sensitive und nicht sensitive Daten zu einem Kontakt AES-verschlüsselt.
Dabei führt das Programm die Verschlüsselung der u.a. Datenfelder.
Abschließend wird im Kontakt vom System
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auf "nicht mehr gültig gesetzt" (erscheint dann nur mehr in der Liste der nicht mehr gültigen Kontakte)
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der Newsletterversand für den Kontakt als auch den Ansprechpartner ausgesetzt
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die Google-ID gelöscht
2) DECRYPT
Für die seltenen Ausnahmen - wenn gesetzliche Anforderungen es notwendig machen - kann der entsprechend Befugte
(z.b. Datenschutzberechtigter) eine Entschlüsselung (Decryptung) dieser Daten zustimmen bzw. vornehmen, dafür klickt man den Button "Decrypt".
Bei Fragen zur Pseudonymisierung wenden Sie sich bitte an Ihre Geschäftsleitung oder an den Datenschutzbeauftragten in Ihrem Betrieb.
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Oben wird angezeigt, wer/wann den entsprechenden Kontakt (mit Kontaktnummer) verschlüsselt hat.
Verschlüsselt werden die Datenfelder für....
Nachname
Vorname
Adressezeile2
Adresszeile3
Straße
Briefanrede
AdresseBild
Lieferanschrift
LieferanschriftDaten
Telefonnummer
Telefaxnummer
Mobiltelefon
TelefonAlternativ
Internet
UmsatzsteuerID
Bemerkungen
IBAN
Kontonummer
Kontoinhaber
KundenummerFremd
Debitorennummer
Kreditorennummer
Emailkonto
Benutzername
KreditkarteInhaber
KreditkarteNummer
ILNTyp1 und -2
Email
RechnungEmail
Steuernummer
Hinweis
Suchbegriff
... in den relevanten Tabellen > Ergebnis Pseudonymisierung
Die pseudonymisierten Adressen gelangen dann in die Liste der nicht mehr gültigen Kontakte und sehen z.B. so wie dieser aus:
3) Anonymisierung
Über diesen Button kann ein Kontakt als "GELÖSCHT" markiert werden.
Somit werden alle personenbezogenen bzw. firmenbezogenen Daten gelöscht.
Diese sogenannte Anonymisierung ist nicht wiederherstellbar > keine Rückgängigmachung möglich!
Alle Kontaktinformationen samt den dazugehörigen Belegen etc.
werden mit dem Wort "gelöscht" überschrieben, sodass ein Wiedererkennen nicht möglich wird!!!
Dennoch können Sie mit diesem Verfahren für statistische Auswertungen Ihre Belege erhalten.
