Dokumente
Hier wird beschrieben das Dokumentearchiv der Kontaktverwaltung.
Hier lassen sich Dateien oder Dokumente archivieren oder hinzufügen, indem Sie diese erstellen oder in dieser Liste abspeichern.
Es betrifft alle kundenspezifischen Dokumente, egal ob Briefe, Tabellen, Emails oder sonstige Dateien.
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Der Unterschied zwischen dem Dokumentarchiv hier und dem Dateien- und Bilderarchiv ist, dass die Dateien im Dokumentarchiv außerhalb der Datenbank gespeichert werden, da sie sonst unnötig die Datenbank aufblähen.
Bei dem Dateien- und Bilderarchiv werden die Dateien aber wegen der Teilung mit CadiaWEB bzw. für unterwegs DIREKT in der Datenbank gespeichert, aber hier kommt ohnedies die größere MS-SQL-Datenbank zum Einsatz.
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Ein solchen Dokumentenarchiv befindet sich in der Kontaktverwaltung als auch in der Objektverwaltung:
Der Reiter Dokumente ist unterteilt in
1... Navigation
= neues Dokument erstellen anhand von Dokumentvorlagen
Mithilfe der Buttons lassen sich Word- oder Excel-Dokument an Ihren Kunden schreiben (Briefe, Notizen, etc.).
Dies ist die Word- und Excelschnittstelle in Cadia > Dokument hinzufügen
= Vorhandene Datei hinzufügen (eine x-beliebige Datei vom Rechner laden)
Zwischendurch aktualiseren (wenn mehrere Mitarbeiter in Kontakte arbeiten)
= Den Pfad der darunter angegeben ist öffnen:
Es öffnet sich der Explorer uns so lassen sich z.B. Dateien aus einem Ordner in diesen Ordner kopieren.
= Neues Dokument scannen > neues Dokument erstellen
2... Liste aller Dokumente zu diesem Kontakt
Dokumente "Liste" (Archivierung von Dokumenten)
Emails, Word, Excel, etc. und auch Dokumente, die ausserhalb von Cadia geschrieben wurden, auch diese lassen sich jederzeit wieder hier aufrufen. Dies können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Bilder, Dokumente, etc.)
Datei öffnen: Dateilink ankicken; Sortierung ist möglich über Spaltensortierung, eine Filterung ebenso.
Datei öffnen: Dateilink ankicken; Sortierung ist möglich über Spaltensortierung, eine Filterung ebenso.
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Archivierung
Hier werden Dokumente (Emails, Word, Excel, etc.) archiviert, aber auch Dokumente, die ausserhalb von Cadia geschrieben wurden.
Betreffen Sie diesen Kontakt, lassen sie sich hier hinzufügen und jederzeit wieder hier aufrufen oder löschen.
Dies können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Bilder, Dokumente, etc.), aber auch Emails.
Die Übersichtlichkeit wird durch die tabellarische Ansicht deutlich verbessert, auch weil Emails nur bei Bedarf angezeigt werden:
Die Email-Dateiendungen hier bedeuten:
.enc = verschlüsselte Emails >> Verschlüsselung von Emaildateien und anderen Dokumenten
.eml = archivierte (nicht verschlüsselte) Emails