Verschlüsselung Emails und Dokumente
Informationen zur Verschlüsselung von Emaildateien (GoBD)
Auch Emails (von- und an den Kunden) werden im Dokumentarchiv gespeichert und sind auch auf dem Reiter Emails enthalten.
Sie wurden bis zum Zeitpunkt der Einführung der gesetzlichen Emailarchivierung als EML-Datei gespeichert, aber seit Einführung der GoBD als verschlüsselte ENC-Datei, welche zwar geöffnet aber verschlüsselt ist und daher nicht mehr gelesen werden kann.
Informationen zur Verschlüsselung von Dokumenten (DSGVO)
Legen Sie Dokumente (Word, Excel, PDF) im Dokumentarchiv von Cadia ab, werden diese nicht verschlüsselt.
Auch ein Reinziehen von Dokumenten in das Archiv von Cadia löst keine Verschlüsselung aus (z.B. Email aus Outlook).
Benutzen Sie das Dokumentenarchiv, müssen solche Dokumente mit Passwörtern durch den Erfasser selbst geschützt werden!
Emails die z.B. von Outlook ins Cadia-Dokumentarchiv gezogen/abgelegt werden, sind von der Verschlüsselung auch nicht betroffen!
Nur Emails die über den Cadia-Emailclient empfangen bzw. verschickt werden, werden ab Mai 2018 im Dokumentarchiv des Kontakts vor Speicherung im Archiv verschlüsselt abgelegt. Sie erkennen dies an der Dateiendung .enc (früher .eml).
D.h. ein direkter Aufruf mittels Doppelklick aus dem Dokumentarchiv oder im WindowsExplorer führt zu keinem brauchbaren Ergebnis.
Stattdessen öffnen Sie solche Emails bitte über das Kundenarchiv (Kontaktverwaltung/Emails oder über den Postversand oder über die Objektverwaltung/Emails...).
Haben Sie kein gesondertes Emailarchiv lassen sich die Emails auch über die Gesendeten Emails im Emailclient öffnen und ansehen.