Elektronische Rechnung (xml-Export)

Cadia ist gerüstet
* für den elektronischen Versand von E-Rechnungen (nachfolgend beschrieben) sowie
* für den Empfang bzw. Verarbeitung von E-Rechnungen im Einkauf
 
Ob und wie Sie davon betroffen sind, hält Sie Ihr Steuerberater informiert (Stichworte E-Rechnungspflicht, B2B, B2G,...)
 
 
Hier beschreiben wir den Versand von E-Rechnungen
 
Der automatisierte Vorgang der Erstellung und Versand einer xml-Rechnung ist nur mit dem Cadia-Emailclient möglich. Nutzen Sie diesen noch nicht, unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung desselben.
 
Wir bieten es zurzeit für folgende Länder an:
 
E-Rechnung (Österreich)
XRechnung (Deutschland)
FatturaPA (Italien) > FatturaPA
 
Voraussetzungen:
 
  • eingetragene gültige Firmendaten Menü Administration/Programmoptionen/Firmendaten: relevant für 1 + 2 sind die eingetragenen eigenen Firmendaten (gemäß Menü Administration / Programmoptionen > Reiter Firmendaten). Cadia prüft auf Länderkennzeichen, Steuernummer, Name, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer und Emailadresse
  • Eintrag Ihrer Bankdaten unter Menü Administration/Programmoptionen/Controlling > Bankdaten
  • bei Anlage einer Rechnung, ob schon eine Rechnungsnummer vergeben wurde (nicht aber auf ein Vorhandensein von Artikelpositionen).
  • Einstellung auf welche Weise Ihre E-Rechnung verschickt werden soll:
    siehe Programmoptionen/Einkauf, Verkauf, ...
     
    Verschickten Sie bisher nur Rechnungen per Post, wird sich der Kunde schwer tun, wenn er jetzt nur mehr die xml-Rechnung von Ihnen erhält. Vielleicht sollten Sie überlegen, dem Kunden zusätzlich zur E-Rechnung eine PDF mitzuschicken.
     
     
Wichtiger Hinweis:
Um eine Verarbeitung beim Empfänger zu ermöglichen, sind folgende Angaben erforderlich:
 
  • wenn vorhanden "Leitweg-ID" pro Kontakt > gemäß Kontaktverwaltung
  • der Eintrag einer Auftragsnummer des Auftraggebers in der Rechnung:
  • die Angabe der KundennummerFremd (beim Kontakt = "Kundennummer beim Auftraggeber" gemäß Kontaktverwaltung):
        Cadia überprüft das Vorhandensein dieser Angabe nicht, sondern trägt stattdessen "NA" (für not available) ein:
 
Erhält ein Kunde eine E-Rechnung MUSS eine dieser Angaben in der E-Rechnung enthalten sein, damit eine (automatische) Zuordnung bei ihm möglich ist.
 
So ist der Vorgang:
 
1. Schreiben Sie Ihre Rechnung wie bisher (egal ob Vorlage "Rechnung" oder "Unibeleg").
2. Versenden Sie abschließend Ihre Rechnung per Email:
 
Je nach Voreinstellung im Menü Administration/Programmoptionen/Einkauf, Verkauf,... generiert nun Cadia diese Rechnung mitsamt der PDF und der XML-Datei und öffnet eine Email, wo nun entweder 1 Anhang oder 2 Anhänge enthalten sind.
 
Gibt es in der zu exportierenden Rechnung Rundungsdifferenzen in den Positionen, bricht Cadia an dieser Stelle ab, damit Sie die Änderung (gemäß obigem Eintrag) vorab durchführen können > Rundung bei Nettoverrechnung (hierfür gäbe es auch eine Voreinstellung, damit Sie das nicht bei jeder einzelnen Rechnung machen müssen):
Ohne diese Änderung ist ein Versand einer E-Rechnung nicht möglich, weil eine E-Rechnung eindeutige Summen mit 2 Nachkommastellen erfordert.
 
 
Cadia führt Sie dann direkt auf den Reiter, wo diese Änderung auf Diese Änderung lässt sich dann auf dem Reiter "Kunde" einstellen:
 
 
Damit Sie das aber nicht ständig tun müssen, empfehlen wir generell die Voreinstellung der Verrechnungsart über das Menü Administration/Programmoptionen/Kontaktverwaltung vorzunehmen, damit es bei Anlage eines Kontakts direkt so voreingestellt ist. Beim Kunden ist dann individuell auch eine andere Verrechnungsart möglich einzurichten.
 
Wurden irgendwelche wichtige Voreinstellungen nicht gemacht, bringt Cadia eine Fehlermeldung und bricht den Vorgang ab:
Beheben Sie den Missstand und führen Sie den Vorgang nochmals aus. In unserem Beispielfall fehlt die IBAN in Ihren Bankdaten.
 

Der automatisierte Versand ist nur bei Nutzung des internen Cadia-Emailclients optimal möglich.
Deshalb empfehlen wir Ihnen dafür & auch weil die Korrespondenz direkt beim Kontakt gespeichert/archiviert wird, die Einrichtung eines Emailclients über Menü Administration/Emailkonten und die Zuordnung von Mitarbeitern.
Sie werden die Vorzüge des Cadia-Emailclients in kürzester Zeit zu schätzen wissen.
 
 
Manuelle Bearbeitung
 
Um z.B. weitere Anlagen an eine Email hinzuzufügen, öffnen Sie über den Aktionenbutton das Fenster [ E-Rechnung (xml-Export) ]:
 
 
E-Rechnung (xml-Export):
 
 
Hierüber lässt sich die xml-Rechnung (e-Rechnung) auch manuell erstellen.
Voraussetzung ist hierfür, dass vorab eine PDF-Datei aus der Rechnung generiert wurde.
 
Über den Button [Datei hinzufügen] lassen sich weitere, für die E-Rechnung relevante Unterlagen hinzufügen:
   Möglich sind hier die folgenden Formate: .PNG, .JPG, .JPEG, .BMP, .TXT, .PDF und .ZIP.
   Eine .XLS-Datei oder eine .WORD-Daei
 
Über den Button [Rechnung PDF hinzufügen] nehmen Sie auch die PDF-Datei zum Versand der E-Rechnung mit auf.
 
Die hinzugefügten Dateien werden alle in der Liste darunter dargestellt, auch mit dem Pfad der Location:
 
 
Am Ende klicken Sie noch auf einen der Buttons zum Versand:
 
 
Somit wird die xml-Rechnung erzeugt:
 
 
Oben - rot markiert - sehen Sie einen Teil einer E-Rechnung.
 
Ihre generierte xml-Datei ist nun auf Ihrem PC im Ablagepfad (gemäß Bild) enthalten:
 
 
Klicken Sie den Pfad der Ablage an, gelangen Sie direkt zu Ihren xml-Rechnungen:
 
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Nutzen Sie auch die Importmöglichkeit von eingehenden E-Rechnungen aus Emails Ihrer Lieferanten:
> siehe E-Rechnung Import