Email archivieren
Sofern Sie den internen Cadia Email-Client verwenden,
wird jede Email (sofern Sie dies zulassen) beim jeweiligen Kontakt gespeichert.
Jeder Kontakt hat ein "Dokumentenarchiv" (liegt außerhalb der eigentlichen Datenbank im Unterordner Database/archive).
Um den Bestimmungen der DSGVO zu entsprechen, werden ab Mai 2018 Emails, die im Dokumentarchiv abgelegt werden, vor der Speicherung verschlüsselt. Sie erkennen dies an der Dateiendung .enc (früher .eml). D.h. ein direkter Aufruf mittels Doppelklick aus dem Dokumentarchiv oder im WindowsExplorer führt zu keinem brauchbaren Ergebnis.
Stattdessen öffnen Sie solche Emails bitte über das Kundenarchiv (Kontaktverwaltung/Emails oder über den Postversand oder über die Objektverwaltung...).
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Sie finden in der Kontaktverwaltung auch zusätzlich die Email(ablage), wo man Emails direkt aufrufen kann, darin werden die Email getrennt nach Eingang und Ausgang sortiert archiviert (von hier aus lassen sich Emails aufrufen, weitersenden und beantworten).
Kennen Sie die Archivierungspficht für Emails > Emailarchivierung gemäß GoBD
Nutzen Sie unseren Cadia-Emailarchivar!
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Jede Email lässt sich einer Kundenakte zuordnen (= in Kundenakte speichern)
Wenn Sie eine Email zum Lesen - mit Doppelklick auf die Zeile - öffnen, prüft Cadia auf übereinstimmende Emailadressen in Ihren Kontakten. Wird eine übereinstimmende Emailadresse (bei Kontakt oder Ansprechpartner) gefunden, erfolgt die Zuweisung zur Kundenakte automatisch.
Sie können hier jederzeit auch eine andere Kundenakte auswählen, bevor Sie über den Button das "Email in Dokumentarchiv ablegen".
Als Dateiname findet der Betreff Verwendung, sofern bereits eine Datei unter diesem Namen besteht, erscheint ein Speicherdialog, in dem Sie entscheiden können, einen alternativen Dateinamen zu vergeben oder die bestehende Datei zu ersetzen.
Zusätzlich lässt sich bei Nutzung der Objektverwaltung eine Objektnummer wählen (Email-Zuordnung bei Objekten).
Möchten Sie eine Email keiner speziellen Kundenakte zuweisen, aber trotzdem speichern, dann legen Sie die Email in Ihrem eigenen Kundenarchiv ab (Sie haben sich selbst als Kontakt angelegt).
Kann die Email einer speziellen Kundennummer nicht zugewiesen werden, ist evt. der Kontakt als nicht mehr gültig deklariert.
Erklärung Problemlösung, wenn die Email einem falschen Kunden zugeordnet wurde
Erklärung Problemlösung, wenn die Email einem falschen Kunden zugeordnet wurde
Beim Abspeichern von Emails wird, um Fehler zu vermeiden, der Pfad + Dateiname (aus Betreff) auf maximal 260 Zeichen begrenzt. Somit sollten Fehlermeldungen bei zu langen Betreffinformationen vermieden werden.
Was mit den mitgeschickten PDF-Dateien passiert, können Sie weiter unten nachlesen.
Mehrere Emails im Posteingang archivieren:
über die rechte-Maus-Funktion lassen sich mehrere Datenzeilen markieren und über die Auswahl
"Markiere Emails als gelesen markieren und im Kundenarchiv ablegen" auch mehrere Emails gleichzeitig im Archiv ablegen.
- interessant auch für Kunden, die nicht den Cadia-Email-Client verwenden > bitte unten weiterlesen.
Archivierte Emails
können Sie über das Optionsfeld "auch archivierte Emails anzeigen" wieder einblenden lassen.
Diese Emails erkennen Sie in der Liste daran, dass unter der Spalte "archiviert" ein Eintrag vorhanden ist. Diese Emails werden im .eml-Format abgelegt und im komfortablen Emailarchiv beim Kontakt lassen sich diese Emails auch wieder öffnen und weiterleiten.
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PDF-Ablage (von mitgeschickten Belegdateien)
Die PDF-Anlage hingegen wird zusätzlich gesondert unter dem Archiv- bzw. Ablageordner, wie unter Programmoptionen/Allgemeines ausgewählt, abgelegt. Somit haben Sie immer die Original verschickten Belege im PDF-Format verfügbar:
Auf Ihrem PC sind die PDFs dann in diesem Ordner (hier Default-Einstellung) auffindbar:
Damit eine PDF auch das passende Erscheinungsbild hat, sollten Sie dafür entweder den Unibeleg mit Option "Druck mit Firmendaten" nutzen oder ein Drucklayout gewählt haben, wo Ihre Firmendaten mitangedruckt werden.