Neue EingangsRE für diese PDF/ZIP erstellen
Der Lieferant hat Ihnen eine Datei mit Endung .pdf* oder ZIP** per Email übermittelt und Sie empfangen diese mit dem internen Cadia-Emailclient.
*) Sie können nicht gleich erkennen, ob es sich bei der übermittelten PDF um eine reine PDF-Datei oder um eine PDF-Datei mit eingebetteten xml-Daten (E-Rechnung) handelt. Cadia erkennt dies aber und wird bei eingebetteten xml-Daten die Verarbeitung mithilfe von ERechnung-Auswertung starten.
**) Bei einer ZIP-Datei lässt sich nur eine Datei aus dem Zip-Archiv für die Weiterverarbeitung auswählen.
Besonderer Komfort für Ultimate-Nutzer:
Wenn Sie aus einer PDF eine neue Eingangsrechnung erstellen, prüft Cadia ob in der PDF-Datei XML-Daten eingebettet bzw. enthalten sind (z.B. üblich bei Zugferd-Format). Dann extrahiert Cadia diese und erstellt Ihnen eine XML-Datei, die unmittelbar der Eingangsrechnung zugeordnet wird und somit für die weitere Bearbeitung bereitsteht > ERechnung Auswertung.
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Die Eingangsrechnung enthält eine PDF- oder ZIP-Datei?
Cadia erstellt damit automatisch eine neue Eingangsrechnung:
Cadia erstellt damit automatisch eine neue Eingangsrechnung:
Es wäre vorteilhaft, wenn für diese NEUE Eingangsrechnung
- bereits der ABSENDER und die ARTIKEL (mit zugewiesenem Buchungskonto etc.) in der Datenbank bestehen.
- und wenn beim Lieferant eine Emailadresse (mit der er die ER verschickt) eingetragen ist, dann wird bei Emailerhalt die "Kundenakte" direkt zugewiesen und Sie werden nicht mehr danach gefragt. Es ist also geschickt, wenn die grundsätzlichen Daten alle bereits in der Datenbank zu finden sind.
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Kopieren Sie sich die Fremdbelegnummer aus der Eingangsrechnung in die Zwischenablage, Sie werden sie gleich brauchen.
Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie das 1x eine solche Rechnung von Ihrem Lieferanten bekommen oder Sie sich sicher sind, dass sich diese Rechnung nicht wiederholen wird:
"Neue Eingangsrechnung für die PDF/ZIP erstellen und zuordnen" > "NEU":
"Neue Eingangsrechnung für die PDF/ZIP erstellen und zuordnen" > "NEU":
Denn bei einem nächsten Mal können Sie eine der beiden anderen Funktionen "aus Duplikat einer ER erstellen" nutzen, weil hierfür die grundlegenden Daten aus der vorherigen Eingangsrechnung verwendet werden.
Sie arbeiten effizient, wenn Sie diese Duplikat-Funktion bei wiederholenden oder gleichbleibenden Eingangsrechnungen nutzen.
Kopieren Sie jetzt in diesen Dialog die Fremdbelegnummer der neuen Rechnung rein:
Klicken Sie auf den Button [OK] > wird die Eingangsrechnung erstellt
Bei "normalen" PDF Dateien lesen Sie auf dieser Seite weiter.
Bei PDF-Datei mit "eingebetteten xml-'Daten" lesen Sie hier weiter: ERechnung Auswertung
Bei ZIP-Dateien lesen Sie auf dieser Seite weiter.
Wie im nachfolgenden Bild ersichtlich, liest Cadia die übermittelte Datei aus und
- trägt Kundennummer und Kundendaten ein,
- hinterlegt die Fremdbelegnummer
- trägt rechts oben der Hinweis "aus Email erstellt" ein:
Da Cadia die Artikeldaten aus einer PDF nicht auslesen kann, müssen Sie jetzt noch den bzw. die Artikel auswählen bzw. suchen und die Preise dazu erfassen (dieser Schritt wird Ihnen bei den Duplikaten abgenommen).
Dabei wird direkt die Originalrechnung des Lieferanten dieser EingangsRechnung zugewiesen.
In der Email oben unter "Bearbeitungsnotiz" wird folgender Hinweis gesetzt:
Die Email kann abgelegt werden und wird dann beim zugewiesenen Kontakt abgelegt/archiviert.