neuen Kontakt anlegen

Kontakte können Kunden, Lieferanten, Nichtkunden oder Sonstige sein.

Ein Kontakt kann auch ein Kunde und ein Lieferant gemeinsam sein.

Die gleichzeitige Auswahl Kunde und Nichtkunde ist nicht möglich.

Darf ich die Daten des Kunden / Lieferanten speichern? > Einwilligung Datenspeicherung (Datenschutz/login)

Ich muss Daten des Kontakts auch löschen können! > Löschvormerkung (Datenschutz/Login)

1) "Neu"-Button anklicken

Cadia legt einen NEUEN Kontakt an und vergibt automatisch eine Kontaktnummer (=Pflichtfeld)

Die automatische Nummernvergabe funktioniert nur, wenn Sie 1 Nummernkreis haben, siehe auch Kontaktnummer Systematik

Als Kundennummer kann auch eine EAN eingegeben werden.

Kontaktnummer ändern

Wichtige Hinweise:

Wir empfehlen Ihnen, auf die bestehende Kontaktnummer aufzubauen, d.h. Cadia nimmt immer eine Nummer größer für den nächsten Kontakt. z.b. 10001 ... 10002 .... usw .... 10100 .... usw.

Wir empfehlen Ihnen auch KEINE alphanummerischen Nummern (AB1123) oder Nummern mit Sonderzeichen (13/170) zu verwenden.

Denn die automatische Berechnung wird bei solchen vergebenen Nummern ausgehebelt. Außerdem müßten Sie bei der Anlage eines neuen Kontakts jedesmal manuell die Nummer vergeben, das wäre umständlich.

Auch wenn Sie später DATEV verwenden möchten, würden aus diesen Nummern aufgrund der Systematik keine Kreditoren- oder Debitorennummern erstellt werden können.

Jetzt erfassen Sie die Adresse zum Kontakt:

Musteradressen

Anrede (lernbar), z.B. Herrn, Frau, Firma, Familie (es gibt kein Herr und kein Fräulein), einfach bei Bedarf neue Anrede (z.B. "Familie" oder "Kanzlei" oder "Herrn Dkfm." / "Frau Mag." etc. reinschreiben. Danach wird immer vorgeschlagen, was vorhanden ist (Nachschlagliste). Möchten Sie eine Anrede wieder aus dieser Nachschlagliste wegbringen, filtern Sie über die Kontaktliste und ändern der Reihe nach die falschen Anreden in den einzelnen Kontakten ab (Alternative: Änderung über Massenänderung).

Titel .. z.B. Dipl.Ing., Dr., Mag.

Nachname (Pflichtfeld) / oder Firmenname

Nachnamen oder Familienname od. Firmenname eingeben. Nach abspeichern ist das Feld zur Eingabe wegen Überschreiben gesperrt.

= Schlüssel zum Entsperren des Nachnamens

Duplettensuche: Mit Klick darauf, listet Cadia alle gleichen/ähnlichen Namen auf.

Vorname/n:

Vorname nur eintragen, wenn die Adresse einen Nachnamen bzw. Familienname darstellt.

Adresszeile2, Adresszeile3:

Diese Zeilen nutzen Sie nur für eine Erweiterung zu Firmennamen oder als Ergänzung zu einem Familiennamen, siehe Musteradressen

Ort / PLZ / Land / Länderkürzel:

Postleitzahlen: Wenn Sie das Feld PLZ verlassen (mit ENTER), dann sucht Cadia im System nach dem passenden Ort. Verlassen Sie das Feld PLZ mit der TAB-Taste, dann wird nicht die automatische Suche ausgelöst und Sie können einen Ort manuell per Hand eintragen. Das wird z.B. notwendig, wenn die PLZ nicht in der PLZ-Datenbank vorhanden ist.

Suchen Sie nach einer bestimmten PLZ, die mehrfach in der Datenbank vorkommen könnte oder suchen Sie nach einem bestimmten Ortsnamen, dann verwenden Sie die gelbe Suche!

Land in Adresse anzeigen:

bei Neuanlage einer Kontaktadresse wird das Häkchen automatisch gesetzt, wenn es vom "Land" des Nutzers abweicht (gemäß Voreinstellungen Programmoptionen).

Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird das Land bei der Adresse (dem Adressebild) hinzugefügt

TIPP: Haben Sie die Adresse abgeändert?

Und es liegen Ansprechpartner mit alter Adresse vor?

Über den Aktionenbutton "Ansprechpartner aktualisieren" anklicken und updaten!

Geburtsdatum:

Geburtstag eintragen. Wenn Sie das Häkchen setzen, wird der Geburtstag im Kalender angezeigt.

Briefanrede: (Briefanrede für Briefe, Belege wie Angebot, Rechnung)

klicken Sie auf einen der kleinen Buttons, erhalten Sie automatisch eine generierte Briefanrede anhand der Auswahl "Anrede".

Die Briefanrede kann auch manuell eingetragen/abgeändert werden.

Die Briefanrede kann nur mit Anrede "Firma, Frau, Herrn" automatisch generiert werden.

Suchbegriff:

Sie merken sich den Namen des Kontakts nicht und möchten ihn unter einem alternativen Namen (Spitznamen, Mädchennamen, nickname) suchen bzw. finden, dann weisen Sie dem Kontakt hier einen anderen Suchbegriff/Matchcode zu.

In der Ergebnis Schnellsuche lässt sich diese Spalte zusätzlich einrichten, wenn nicht vorhanden.

Telefon:

hier können Sie eine Telefonnummer, eine alternative Telefonnummer, eine Mobiltelefonnummer sowie eine Telefaxnummer eintragen.

Mit einem einfachen Klick telefonieren Sie direkt aus Cadia heraus, wenn Sie ein Tapi-fähiges Telefon oder Softphone für Voice-Over- IP (VoIP) haben

Weitere Rufnummern sind über den Link "weitere Rufnummern" möglich:

Klicken Sie darauf, öffnet sich ein kleines Fenster, wo

o oben die bereits in den Stammdaten erfassten Telefonnummern enthalten sind.
o unten können Sie über die Neu-Taste weitere Rufnummern und weitere Faxnummern erfassen.
Mit AP gekennzeichnete Telefonnummern stammen aus Einträgen über die Ansprechpartner.

Einträge aus "Weitere Rufnummern" löschen Sie über die Telefonie/TAPI (Aufruf über Startfenster im quick-Menü)

Hier auf dem Reiter Telefonnummern > indem Sie die Telefonnummer oben in das Suchfeld eingeben und nach Finden das MINUS in der Navigation klicken:

Erreichbarkeit:

hier tragen Sie ein, zu welchen Zeiten der Kontakt wo erreichbar ist.

Mail/Internet:

Ist hier eine Emailadresse eingetragen, kann von hier aus direkt eine Email an diesen Empfänger verschickt werden.

Ist hier eine Internet-Browser-Adresse eingetragen, können Sie direkt aus Cadia heraus diese Internetseite aufrufen.

Zuordnung:

Ordnen Sie diesen Kontakt einem Typ zu (Mehrfachauswahl möglich):

* Kunde
* Lieferant

* Nichtkunde (noch kein Kunde > für Akquise gedacht) ...

nicht anhaken, weil es kein Kunde nicht mehr ist, dafür ist der Button "Kontakt nicht mehr gültig".

* Sonstige (Freunde, Partner, etc.).

* Endkunde (B2C): Ist dieser Kunde ein Endkunde, wird dies im Andruck Unibeleg hinterlegt und der Endkunde erhält bei Nutzung des Unibeleges eine Bruttorechnung. Dies gilt für die Belege Angebot, Auftrag, Rechnung. Im LS werden keine Summen/Beträge angezeigt. Die Option lässt sich bei Nutzung über die Druckparameter auch deaktivieren.

* Vertreter (ist - sofern Sie nicht mit Vertretern arbeiten - nicht aktiviert - ist jedoch unter Grundeinstellungen/Vertreter dieser Kontakt dort angelegt, wird ds Häkchen als aktiv angezeigt).

Kontaktgruppe: auswählen aus vordefinierten Grundeinstellungen, Feld hat Filterfunktion.

Sonstiges:

Export Kasse: Häkchen setzen, wenn Kunde gleich Kunde in Kassensoftware ist

Export in MS-Outlook via Kontaktliste: Häkchen setzen, wenn Kunde auch über Kontaktliste in Microsoft-Outlook als Kontakt exportiert werden soll.

kein Newsletter: Häkchen setzen, wenn dieser Kontakt keinen Newsletter erhalten soll. - Empfänger scheint in Liste für Newsletter nicht auf.

... siehe Kontakt auf ungültig setzen

Historie:

In einem eigenen Fenster Historie werden aktuelle Daten angezeigt.

Diese Daten stammen aus den einzelnen erfassten Unterbereichen Wiedervorlagen, Aktivitäten, Briefetool (bei neuen Versionen nicht mehr enthalten) und Emails (gesendet & erhalten).

(zu Brief: ältere Briefe werden nicht dargestellt, weil sie noch nicht das Merkmal "Anlagedatum" besitzen, bei neuen klappt es gut)

weiter zu den erweiterten Stammdaten (wenn Bedarf)