Dokumente

Hier wird beschrieben das Dokumentearchiv der Kontaktverwaltung.

Hier lassen sich Dateien oder Dokumente archivieren oder hinzufügen, indem Sie diese erstellen oder in dieser Liste abspeichern.

Es betrifft alle kundenspezifischen Dokumente, egal ob Briefe, Tabellen, Emails oder sonstige Dateien.

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Alternativ dazu bieten wir auch auch das Dateien- und Bilderarchiv an!

Der Unterschied zwischen dem Dokumentarchiv hier und dem Dateien- und Bilderarchiv ist, dass die Dateien im Dokumentarchiv außerhalb der Datenbank gespeichert werden, da sie sonst unnötig die Datenbank aufblähen.

Bei dem Dateien- und Bilderarchiv werden die Dateien aber wegen der Teilung mit CadiaWEB bzw. für unterwegs DIREKT in der Datenbank gespeichert, aber hier kommt ohnedies die größere MS-SQL-Datenbank zum Einsatz.

Ein solches Dokumentenarchiv befindet sich in der Kontaktverwaltung, aber auch in der Objektverwaltung:

Der Reiter Dokumente ist unterteilt in

- eine Listenansicht

- eine Exploreransicht

Beide nutzen dieselbe Navigation:

Navigation:

= neues Dokument erstellen anhand von Dokumentvorlagen

Mithilfe der Buttons lassen sich Word- oder Excel-Dokument an Ihren Kunden schreiben (Briefe, Notizen, etc.).

Dies ist die Word- und Excelschnittstelle in Cadia > Dokument hinzufügen

= Vorhandene Datei hinzufügen (eine x-beliebige Datei vom Rechner laden)

Zwischendurch aktualiseren (wenn mehrere Mitarbeiter in Kontakte arbeiten)

= Den Pfad der darunter angegeben ist öffnen:

Es öffnet sich der Explorer uns so lassen sich z.B. Dateien aus einem Ordner in diesen Ordner kopieren.

= Neues Dokument scannen > neues Dokument erstellen

= Dokument löschen: entfernen Sie damit eine Datei / ein Dokument aus der Liste steht es temporär noch eine Zeitlang über den Windows-Papierkorb (bis Sie diesen löschen) für eine evt. Wiederherstellung zur Verfügung.

Reiter "Listenansicht"

Dokumente "Liste" (Archivierung von Dokumenten)

Emails, Word, Excel, etc. und auch Dokumente, die ausserhalb von Cadia geschrieben wurden, auch diese lassen sich jederzeit wieder hier aufrufen. Dies können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Bilder, Dokumente, etc.)
Datei öffnen: Dateilink ankicken; Sortierung ist möglich über Spaltensortierung, eine Filterung ebenso.

Reiter "Explorer-Ansicht"

Hier bilden wir Ihnen die Dateien und Ordner in Form eines Windows-Explorers ab. Neben den betriebssystembedingten Möglichkeiten (rechte-Maus-Menü) stehen Ihnen auch noch die Funktionen "neuen Ordner anlegen" sowie "übergeordneter Ordner" zur Verfügung.

Sie haben in dieser Ansicht auch die Möglichkeit Dateien oder Ordner namentlich umzubenennen (die Ansicht hier agiert genauso wie der Dateimanager / WindowsExplorer auf Ihrem PC, weitere).

Ebenfalls können Sie Dateien per Drag & Drop auf diese Ansicht aus anderen Anwendungen ziehen.

Cadia merkt sich die zuletzt verwendete Ansicht.

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Somit können Dokumente (Emails, Word, Excel, etc.) bei einem Kontakt archiviert werden, so auch Dokumente, die ausserhalb von Cadia geschrieben wurden. Hierüber lassen sich Dokumente jederzeit wieder aufrufen oder löschen.

Dies können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Bilder, Dokumente, etc.), aber auch Emails.

Die Übersichtlichkeit wird durch die tabellarische Ansicht deutlich verbessert, auch weil Emails nur bei Bedarf angezeigt werden:

Die Email-Dateiendungen hier bedeuten:

.enc = verschlüsselte Emails >> Verschlüsselung von Emaildateien und anderen Dokumenten

.eml = archivierte (nicht verschlüsselte) Emails