Beleg per Email versenden
Praktisch ist es, die Belege direkt über ein eingerichtetes Mailkonto zu versenden
> siehe auch Cadia interner Emailclient / Emailversand
Sie haben den Beleg fertig aufbereitet.
Wir erklären ganz kurz, auf was zu achten ist:
Die Mailadresse (B) wird aus dem Kontakt übernommen.
In der Rechnung gibt es auch noch die Möglichkeit ein "CC" (Rechnung in Kopie an...) in der Email hinzuzufügen > Rechnung per Email.
Ebenso die Häkchenfelder im Adressenbereich werden aus den Stammdaten des Kontakts gezogen:
Bilderklärung:
A = Stammadresse des Kontakts
B = Emailadresse (beim Kontakt hinterlegt)
C = Telefaxnummer (beim Kontakt hinterlegt)
1= [ ] zeigt, dass Sie den Beleg per Email verschickt haben.
2= [ ] (hinten der Mailadresse) bedeutet, dass der Kunde/Lieferant zugestimmt hat, dass Sie ihm Belege per Email schicken können (Voreinstellung pro Kontaktadresse).
Die Emailadresse wird gemäß Kontaktstammdaten gezogen > notwendig für Mail-Versand.
Alternativ kann für Rechnungen eine abweichende Emailadresse in den Stammdaten des Kontakts hinterlegt werden.
Im Beleg selbst können Sie alternativ eine andere Mailadresse zu diesem Kontakt auswählen.
3 = [ ] Beleg per Telefax versenden
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Neben dem Feld für Rechnung CC befindet sich jetzt ein Button, mit dem Sie die Rechnung nur an den CC-Empfänger per Email senden können, die Hauptemailadresse wird bei diesem Vorgang nicht verwendet:
VERSAND:
Mit Klick auf diesen Button werden die einzelnen Berichte per Email an den Kunden versandt
* Als Briefanrede wird bei Sammelrechnungen die Briefanrede aus 1. Rechnung in Liste verwendet.
* Als Emailtext wird hier ein vordefinierter Standardtext genommen (gemäß Programmoptionen/Standards für Belege, Texte und Emails...), dann wird dieser im Beleg auf dem Reiter "Emailtext" unten angezeigt und könnte dort auch abgeändert werden.
Wurde aber in den Programmoptionen aber die Voreinstellung komplett gelöscht und das Feld "Emailtext" ist komplett geleert, dann wird eine hardcodierte Zeile "anbei senden wir Ihnen die Aufstellung Ihrer überfälligen Rechnungen."
In anderen Sprachen kann Cadia dann z.B. auch den Emailtext aus einer Textvorlage verwenden.
Der Beleg wird im Dokumentarchiv unter der Belegnummer (A0800001) gespeichert (der Punkt entfällt) und kann dort jederzeit mit Doppelklick aufgerufen werden:
...Sonderzeichen werden entfernt, da sie in einem Dateinamen störend sind und die Datei dann nicht mehr als Datei geöffnet werden könnte.Belege lassen sich sowohl mit dem internen Emailclient versenden als auch mit einem Standard-Emailclient wie Outlook.
Für beide bedarf es der Voraussetzungen gemäß Programmoptionen/ProgrammoptionenLokal.