Emailanzeige
Eine einzelne Email öffnen Sie, indem Sie
* mit Doppelklick auf eine Datenzeile klicken oder
* auf die ID klicken (unterstrichener Link in der Liste):
Sind Sie berechtigt, eine Email (unter diesem Emailkonto) zu öffnen etc., öffnet sich das Fenster Emailanzeige:
(das Fenster Emaileingang merkt sich die eingestellte Fenstergröße nicht, weil es öfter als einmal geöffnet werden kann)
Die Email zeigt Ihnen alle relevanten Absenderdaten an samt einen BETREFF und TEXT.
[ --- Möchten Sie eine Email öffnen, für die Sie keine Berechtigung haben, bringt Cadia einen Hinweis, dass Sie für diese Email keine Berechtigung haben. Fordern Sie dann eine Freigabe des Emails beim diesen Konto zugedachten Mitarbeiter an (siehe Punkt 9 unten) --- ]
Navigation in der Emailanzeige:
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1.... antworten
2.... weiterleiten an jemanden
4.... löschen
5 ....im eigenen Emailclient anzeigen
= Emails im Cadia Posteingang können in jedem Format empfangen werden (je nach Einstellung des Versenders) können aber mit Klick auf diesen Button auch im eigenen Email-Client angezeigt werden.
= Emails im Cadia Posteingang können in jedem Format empfangen werden (je nach Einstellung des Versenders) können aber mit Klick auf diesen Button auch im eigenen Email-Client angezeigt werden. 6 ... die anhängende EDI-Datei automatisch verarbeiten
7 ... Nutzen Sie ein eigenes Kundenportal, wird hier das Email in das Ticketsystem übernommen.
9 ... Email für andere Benutzer freigeben > Emailfreigabe
10... Hilfe zu diesem Fenster
11... Fenster schließen
Sie können die Email als bearbeitet markieren:
den Link "bearbeitet von" anklicken, dann wird das Datum & die Uhrzeit gesetzt sowie das Mitarbeiterkürzel gesetzt.
Die Email wird in dem Format angezeigt, in welchem es der Empfänger verschickt hat:
(wird der Text falsch codiert geliefert, sehen Sie evt. die Umlaute falsch > unter FAQ Codierung in Emails können Sie nachlesen, wie Sie das richtigstellen).
Technische Information (Link) : mit Klick darauf erhalten Sie genauere Informationen; mit Klick darauf schließen sich die Information auch wieder
Kontakt: Die Email lässt sich einer Kundenakte zuordnen.
Erkennt Cadia einen Namen, weist das System automatisch die Kontaktnummer zu (wie in unserem Beispiel).
Empfangene Emails, die beim Kontakt zugeordnet (und im Dokumentenarchiv abgelegt werden), werden ab Mai 2018 auch verschlüsselt abgespeichert (DSGVO).
Objekt: Die Email kann einer Objektnummer zugewiesen werden, dann wird sie beim Antworten oder Weiterleiten der Email mit übergeben.
Personalnummer: Die Email lässt sich auch einem Mitarbeiter z.B. zur Bearbeitung zuweisen, Sie setzen mit Zuordnung an einen Mitarbeiter auch die farbliche Kennung. Im Emailclient sieht dieser Mitarbeiter (mit dieser Farbe) dann, dass das Email ihn betrifft bzw. er es erledigen muss.
(beschränkt auf Personen, die eine Berechtigung für den Emailclient haben (MA > Verwaltung > Emails > "Emailclient > Cadia Emailcient öffnen = zugelassen)
Bearbeitungsnotiz: es lässt sich eine spezielle Notiz zu dieser Email erfassen. Diese Notiz ist dann auch im Emaileingang zu sehen (speziell für die zugewiese Pers.No.). Die Notiz bleibt auch in der Emailablage bestehen und liefert vielleicht auch später noch wertvolle Hinweise.
Email-Kopf:
Im türkisen Bereich werden Ihnen sämtliche relevanten Information zu der Email angezeigt, auch die ID angezeigt, unter der die Email in der Cadia-Datenbank gespeichert ist. Das DATUM ist das Versanddatum des Versenders.
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Text
Links in Emails:
Wenn Sie einen externen Link in einer Email anklicken, öffnet sich ein separates Browserfenster in einem aktuellen Web-Browser.
Kopieren aus einer Email:
Markieren Sie einen Text, lässt sich dieser auch in andere Dateiformate oder in Felder aus Cadia einfügen.
Es lassen sich größere Texte (grau markiert) auch einfach per Drag & Drop in einen Editor/Notepad oder in Word rüberziehen zur weiteren Verarbeitung (Ausnahmen gibt es z.B. beim Arbeiten auf Remote-Verbindungen).
Anlagen:
Ist mindestens eine Anlage (Anhang) in der Email enthalten, entsteht im Fenster ein eigener Bereich "Anlagen".
Anhänge in Emails können entweder
* mit Doppelklick geöffnet werden
* mit re-Mausklick abgespeichert werden.
* mit re-Mausklick gelöscht werden (Anhang entfernen)
* mit Drag&Drop Funktion woanders abgelegt werden (z.B. auf Desktop)
p7s-Dateien enthalten Signaturinformationen, die die Echtheit einer Email verifizieren können. Diese Dateienwerden mittels rechter Maustaste geöffnet, es erscheint dann üblicherweise der Eintrag im Windows-Zertifikat-Manager.
Die rechte Maus-Funktion auf Emailanlagen bietet weitere Möglichkeiten:
- Anlage speichern unter ... (irgendwo auf Ihrem PC)
- Anlage öffne
- PDF einer bestehenden Eingangsrechnung zuordnen > Originalrechnung zuweisen
- Neue Eingangsrechnung für diese PDF erstellen und zuordnen > Eingangsrechnung per internen Emailclient erhalten
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