Was sind Einkäufe?
über den Einkauf erfassen Sie zugekaufte Güter, Kosten und Ausgaben:
Büromaterial
Materialien und Verbrauchsgüter
Telefon & Internet
Porti
Tanken & Parken & Reparaturen für KFZ
Versicherungkosten
Verwaltungskosten
Beratungskosten (Steuerberater, Rechtsanwalt)
div. Personalkosten, Reise- oder Nächtigungskosten > Spesenabrechnungen
Löhne, Gehälter & Personalnebenkosten
und Handelswaren bzw. Leistungen, die Sie an jemand Dritten weiterbelasten:
Handelt es sich um Güter und Leistungen, die weiterverkauft werden, müssen diese über einen Artikel verbucht werden, der das Merkmal "warenbestandswirksam" (im Gegenteil zu den obigen Kosten und Ausgaben) trägt.
Wir empfehlen für immer wiederkehrende Ausgaben einen Artikel und einen Kunden anzulegen.
Für nicht wiederkehrende Artikel können Sie den Dummyartikel 0 verwenden und im Beleg direkt abändern, weisen Sie dem Artikel ein Buchungskonto zu (z.B. Parken > KFZ Parken, Leasing).
Solange Sie keine Auswertung für einen Lieferanten haben wollen, können Sie diverse Einkäufe bei einem Dummy-Lieferanten zusammenfassen, z.B. Büromaterial, Tanken, Post, Hotel, etc. Aber im Normalfall erfassen Sie jeden Lieferanten bei Bedarf. So lässt sich auch leicht zurückverfolgen, wann welcher Einkauf stattgefunden hat.
Immer wiederkehrende Rechnungen (Telefonkosten; Internetkosten, etc.) sind in Cadia ganz einfach und auch schnell abzuhandeln. Entweder über das Duplizieren von Belegen oder noch einfacher über eine Funktion in Emails, siehe Emailanzeige (unter Anlagen) > siehe auch Papierloses Büro
Ein anderes Beispiel für "Tanken (KFZ)":
Sie legen einen Artikel "Tanken" an.
Dazu auch den entsprechenden Kunden, z.B. Tankstelle (Überbegriff, keine spezielle)
Haben Sie eine abweichende Tankstelle, wo Sie z.B. einen Boni erhalten, könnten Sie diese zusätzlich anlegen und bei diesem Kontakt direkt den Rabatt eingeben.
Haben Sie einen Fuhrpark, kann man für jedes Auto einen eigenen Artikel anlegen, z.B. ein Fuhrparkauto mit Kennzeichen VIE-4711SL.
Jetzt können Sie eine Eingangsrechnung erfassen.
Bei einer Tankrechnung können Sie die freienTexte nutzen, wo Sie z.B. die KM und den Literpreis angeben können.
Beim nächsten Mal duplizieren Sie einfach die letzte Tankrechnung und ändern die einzelnen Angaben ab.
Das geht dann schon recht schnell.
Wurde die Tankrechnung direkt bar bezahlt, direkt in der ER die Option "Zahlung aus Kasse" auszeichnen.
Wurde die Tankrechnung über Kreditkarte bezahlt, dann erfolgt die Auszeichnung später über Verbindlichkeiten, wenn sie über die Bank bezahlt wurde.
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Achten Sie bitte darauf
* ob die Position mit Mehrwertsteuer oder ohne (MWSt-frei) angelegt wird
* dass z.B. ausländische und inländische Belege eine andere Besteuerung aufweisen können
* ob der Eingangsbeleg in BAR (Portokasse) oder über ein Bankinstitut (auch Kreditkarte) bezahlt wird.
Entsprechend setzen Sie die Bedingungen im Beleg.
So werden z.B. später die Kreditkartenbezahlungen verglichen und bei Barzahlung die Portokasse.
Bis auf wenige Posten (Blumen, Porti und Trinkgeld für Lieferdienste) wird es meist eine Bank- oder Kreditkartenbewegung sein.
Haben Sie keinen Beleg für die Portokasse, müssen Sie sich z.B. vom Trinkgeldempfänger den Empfang quittieren lassen und einen Eigenbeleg erstellen.
> siehe auch allgemein Kassenumsätze