Beleg per Email mit PDF Anhang versenden

Versenden Sie einen Beleg (aus Ein- und Verkauf) mit dem Cadia-Emailclient über diesen Button:

Dabei wird

a) eine Email aufbereitet und

b) der Beleg darin als PDF aufbereitet und als Anlage hinzugefügt

Alles zum Thema: Speicherung von Emails und PDF-Anlagen finden Sie hier: Email speichern (archivieren)

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Bei der Aufbereitung der Email nach Drücken des Emailbuttons, werden die Inhalt aus folgenden Einträgen in eine Email zusammengefasst:

- der Emailabsender lt. Eintrag Emailkonten

- die Emailadresse (Empfängeradresse/n) lt. Kundeneintrag in der Kontaktverwaltung

- die Anrede lt. Kundeneintrag in der Kontaktverwaltung

- der Emailtext wird lt. Programmoptionen/Standards für Belege, Texte & Emails eingefügt

- die Signierung wird lt. Programmoptionen (Zusatzdaten) bzw. lt. Mitarbeiter (Sondereinstellungen) hinterlegt.

Gleichbleibende Dateianhänge (wie AGB zu Rechnung) können vorab schon über Grundeinstellungen/Emailanlagen hinterlegt werden.

Hinweise:

Funktioniert der Emailversand nicht, prüfen Sie ob die normale Generierung eines PDFs problemlos funktioniert. Funktioniert dies schon nicht, kann Cadia auch keine Emails versenden.
Besteht eine PDF-Vorschau, lässt sich parallel über eine 2. Instanz keine Email am selben PC versenden (PC bringt Fehler!)

Tipp:

Erhält der Empfänger der Email eine unleserliche oder unvollständige PDF-Datei, empfehlen wir auf den PDF-Creator umzusteigen > PDF Allgemein

Wenn Sie dann einen Beleg, z.B. Angebot aus Cadia heraus als PDF exportieren oder per Email versenden, wird die PDF-Datei nicht mehr von Fast-Report sondern durch Aufruf des Programmes PDF-Creator erstellt. Dieser Prozess dauert zwar etwas länger, jedoch ist das Resultat eine PDF-Datei, die deutlich kleiner ist (ca. 10% der bisherigen Größe). Infolgedessen beschleunigt sich der Versand einer Email entsprechend und auch der Speicherbedarf im Dokumentarchiv wird reduziert.

Der Versand der Email erfolgt auf Knopfdruck durch den Anwender:

Die Email wird beim Kontakt abgelegt und kann dort jederzeit wieder aufgerufen werden.

Ändern Sie nachträglich bei einem Beleg etwas ab, senden Sie nochmals eine Email an den Kunden.